Expo Cannabis de Montréal
Place Bonaventure
3 et 4 octobre 2019
Le plus grand événement pour l’industrie au Québec.


Manuel de l’exposant

26 & 27 Octobre 2018
Montréal, Québec
Place Bonaventure
Niveau 400 Ouest

Bienvenue à l’Expo Cannabis de Montréal. Veuillez prendre quelques instants pour lire le manuel de l’exposant qui vous fournira toute l’information nécessaire pour rendre votre participation au salon plus rentable et agréable. Veuillez placer vos commandes aussitôt que possible afin de permettre le meilleur service possible de la part de la Direction du salon et des fournisseurs.

Le bureau du salon sera installé à la Place Bonaventure le jeudi 25 octobre 2018 dès 9h, et la direction sera à votre disposition pendant toute la durée du salon.



INFORMATIONS GÉNÉRALES

Emplacement du salon
Niveau 400 Ouest
800, rue de la Gauchetière Ouest
Montreal, QC
H5A 1K6

MAP

Dates et heures du salon
Vendredi 26 octobre 2018 10h à 16h

– Cocktail de réseautage 26 octobre 2018 16h à 18h
Les exposants recevront trois billets gratuits pour le cocktail. Des billets supplémentaires sont disponibles au coût de 20$ le billet. Veuillez envoyer un courriel à esther@nationalevent.com pour commander des billets supplémentaires.

Samedi 27 octobre 2018 10h à 17h


Horaire d’aménagement

Jeudi 25 octobre 2018 9h à 19h

Heures de démontage

Samedi 27 octobre 2018 17h à 22h

Produit par

National Event Management
Suite #102
260 Town Centre Blvd.
Markham ON L3R 8H8
Tél: (905) 477-2677 ou (800) 891-4859
Fax: (905) 477-7872

Coordinatrice, services aux exposants
Esther Benoit
905 477-2677 ou (800) 891-4859 poste 286
courriel : esther@nationalevent.com

Directrice des opérations
Dina Latina
905 477-2677 ou (800) 891-4859 poste 224
courriel : dina@nationalevent.com

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AIDE-MÉMOIRE

Veuillez imprimer une copie de l’aide-mémoire pour les exposants pour vous aider dans votre planification du salon. Veuillez noter les dates limites afin de profiter des rabais disponibles en réservant tôt.

AIDE-MÉMOIRE

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INSTRUCTIONS DE MONTAGE

Horaire d’aménagement : Jeudi 25 octobre 2018 9h à 19h
  • Tous les exposants doivent s’inscrire au Bureau du salon avant d’installer leur kiosque. Veuillez-vous présenter au Bureau du salon et le personnel du salon vous dirigera vers votre kiosque.
  • Tous les kiosques doivent être montés pour 19h le jeudi. Il ne sera pas permis aux exposants d’installer leur kiosque pendant les heures d’ouverture du salon.
  • Le tapis dans les allées sera installé le samedi matin. Les chariots ne seront pas permis sur le tapis; tout matériel doit être transporté à la main samedi matin.
  • Les enfants de 15 ans et moins ne sont pas admis sur le site durant le montage, l’installation et durant le démontage.

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QUAI DE CHARGEMENT

Entrée des livraisons : l’entrée par une rampe sur la rue Montford, au coin de la rue St-Jacques. Veuillez consulter la carte ci-dessous.

Un accès par le quai de livraison est possible. L’adresse du quai de chargement est :

Place Bonaventure Halls d’exposition
Débarcadère
Coin des rues St-Jacques et Montford
Montreal, QC
H5A 1K6

CARTE

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MANUTENTION

Des chariots seront à votre disposition. Si nécessaire, vous pourrez aussi avoir accès à un chariot élévateur pour déplacer jusqu’à 2 palettes de matériel du quai à votre kiosque, sans frais. Par contre, si vous croyez avoir un besoin excessif du chariot élévateur (plus que deux palettes), des frais additionnels de 100$ par palette s’appliquent. Veuillez contacter esther@nationalevent.com si vous croyez avoir besoin de déplacer plus que deux palettes.

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STATIONNEMENT DES EXPOSANTS

La Place Bonaventure dispose d’un stationnement intérieur de 750 places accessible par la rue Mansfield. Deux (2) bornes de recharge électrique sont disponibles au P1.

De plus, 5000 places de stationnement sont également offertes dans les environs immédiats.

Pour de plus amples renseignements : Indigo

Téléphone : 514 861-4103

FRAIS DE STATIONNEMENT

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VÉHICULES AU SALON

Tous les véhicules doivent respecter les horaires et procédures d’arrivée et de départ établis par la Direction du Salon. Veuillez aviser Dina Latina (dina@nationalevent.com) si vous aimeriez inclure un véhicule dans votre installation.

Les véhicules à moteur ou tout équipement fonctionnant avec l’essence qui sera présent dans votre kiosque doit être équipé d’un réservoir à essence pouvant être verrouillé et les batteries doivent être débranchées. Les réservoirs à essence ne doivent pas contenir plus de 1/4 en essence pour permettre au produit de prendre son expansion. Les véhicules qui ne peuvent être équipé d’un bouchon pouvant être verrouillé devront au moins avoir un bouchon scellé de façon acceptable au Département des incendies.

  • Tous les bouchons de réservoir de carburant des véhicules et moteurs à combustion exposés doivent être barrés ou scellés avec du ruban adhésif, de façon à empêcher les vapeurs de s’échapper (à l’exception des réservoirs n’ayant jamais contenu de carburant ).
  • Les réservoirs de carburant des véhicules exposés ne doivent pas être remplis plus qu’à moitié et ils doivent contenir au plus 38 litres (10 gallons).
  • Les accumulateurs ( batteries ) doivent être débranchés.
  • Aucun véhicule ne peut être déplacé sans l’autorisation écrite de l’administration des Halls d’exposition.
  • Les réservoirs de gaz propane, utilisés dans les roulottes, les véhicules récréatifs et utilitaires ou autres doivent être retirés avant d’entrer dans la salle d’exposition.

Les exposants seront tenus responsables pour tout dommage aux tapis (graisse, huile, etc.)

Les exposants doivent fournir à la Direction du salon une clé pour la voiture et le nom & numéro de téléphone de la personne responsable du véhicule.

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EXPÉDITION & LIVRAISON AU SALON

Livrer directement au salon le jeudi 25 octobre 2018

À NOTER : Le site N’ACCEPTERA aucune livraison avant la journée d’aménagement. 

L’équipe du salon sera sur place lors du montage afin d’accuser réception de votre matériel en votre nom pendant les heures d’aménagement seulement. Votre matériel sera déposé au quai et y restera jusqu’à  votre arrivée. Afin de déplacer votre matériel à votre espace d’exposition, vous aurez à votre disposition des camions-pompes et chariots, et ce sans frais. Si vous avez besoin d’aide pour déplacer vos items vers votre kiosque ou d’un chariot élévateur, veuillez contacter votre représentant(e) de ventes car des frais peuvent s’appliquer.

Le moyen le plus efficace d’expédier votre matériel au salon est d’organiser l’expédition pendant les heures d’aménagement avec le transporteur officiel du salon :

YRC Reimer Service à la clientèle
Tél : 1-877-330-3321
customercare.canada@yrcfreight.com

DEMANDE DE SOUMISSION YRC SERVICE D’EXPOSITION

Veuillez identifier votre colis clairement :
Nom d’entreprise
Numéro de kiosque
Place Bonaventure Halls d’exposition
Débarcadère
Coin des rues St-Jacques et Montford
Montreal, QC
H5A 1K6
Numéro de cel

Expédition avant-salon
Si vous choisissez YRC Reimer comme transporteur, ils pourront recevoir et entreposer votre matériel pour une durée maximale de 30 jours avant le salon, sans frais supplémentaires, avant de livrer votre matériel au salon la journée d’aménagement.

Pour demander un devis, veuillez remplir le formulaire ci-dessous et l’envoyer par courriel à :

YRC Reimer Service à la clientèle
Tél : 1-877-330-3321
customercare.canada@yrcfreight.com

DEMANDE DE SOUMISSION YRC SERVICE D’EXPOSITION

Toutes demandes de transport doivent être effectuées au moins 14 jours avant la journée de montage. Assurez-vous de bien identifier vos colis.

Si vous préférez utiliser un autre transporteur et aimeriez livrer avant le salon, veuillez-vous adresser à votre représentant(e) de ventes.

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COURTIER EN DOUANES

ConsultExpo est le courtier international officiel du salon, responsable de réaliser le dédouanement des marchandises destinées au Salon national de la femme. Si vous avez besoin de leurs services, veuillez communiquer avec leur représentant au moins un mois avant le salon.

Si vous avez des questions, veuillez contacter :
Mike Patterson
mikep@consultexpoinc.com
Tél : 514-482-8886 poste 4
Cell : 514-513-5641

FORMULAIRE DE DEDOUANEMENT

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INSTRUCTIONS DE DÉMONTAGE

Veuillez prendre note que le démontage commencera dès la fermeture du salon à 17 h une fois les allées vides de tout visiteur et le tapis d’allée enlevé. Si vous êtes capable de sortir votre matériel vous-même à la main, nous vous encourageons à le faire.

Tout le matériel doit être enlevé avant 22 h.

Tout matériel qui ne sera pas ramassé à la fin du démontage sera enlevé du site. La Direction du salon se réserve le droit de rediriger toute livraison qui n’a pas été ramassée ou refusée par le transporteur. Dans cette éventualité, vous assumez la responsabilité de tous les frais applicables encourus.

Les exposants sont encouragés à enlever les petits items et les boîtes de produits ouvertes en premier. Le promoteur du salon prendra toutes les précautions raisonnables pour assurer la sécurité, mais le retrait immédiat de ces items et boîtes ouvertes demeure le moyen le plus sûr d’éviter les cas de vol.

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DÉCORATEUR DU SALON (Location de meubles et de kiosques)

DATE LIMITE TARIF AVANT SALON : 12 octobre 2018

Un rideau de fond de 8 pi ainsi que deux rideaux latéraux de 3 pi vous seront fournis. Si vous avez besoin de tables, chaises ou autres ameublements, vous pouvez les louer :

GES
Tél : 514-367-4848
Courriel : montreal@ges.com

Un recouvrement de sol est obligatoire pour tous les exposants. Vous pouvez amener votre propre recouvrement ou le commander chez notre GES.

Couleurs du salon

  • Rideaux : noir
  • Tapis d’allée : Noir & gris

BONS DE COMMANDE AMEUBLEMENTS & ACCESSOIRES
PAIEMENT

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MONTAGE & DÉMONTAGE DU KIOSQUE

DATE LIMITE TARIF AVANT SALON : 12 octobre 2018

Si vous avez besoin d’aide avec le montage ou le démontage de votre kiosque, veuillez soumettre votre commande à :

GES
Tél : 514-367-4848
Courriel : montreal@ges.com

MAIN D’OEUVRE
PAIEMENT

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INSTALLATION D’AFFICHES (suspension de bannières)

DATE LIMITE TARIF AVANT SALON : 12 octobre  2018

Si vous avez besoin de suspendre au plafond une bannière, une affiche ou autre matériel, vous devez commander ce service auprès de GES avec le formulaire ci-dessous.

GES
Tél : 514-367-4848
Courriel : montreal@ges.com

Veuillez noter que votre bannière ou autre matériel doit se limiter à la zone directement au-dessus votre emplacement de kiosque. Toute exception à cette règle doit avoir été approuvée au préalable par la Direction du salon.

FORMULAIRE DE COMMANDE SERVICE D’ACCROCHAGE
PAIEMENT

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NETTOYAGE DE KIOSQUES

DATE LIMITE TARIF AVANT SALON : 19 octobre 2018

Vous êtes responsable de l’entretien de votre kiosque. Les services de la Place Bonaventure peuvent passer l’aspirateur à l’intérieur de votre kiosque si vous le désirez ; des frais s’appliquent. Veuillez contacter :

Service aux exposants Place Bonaventure
Tél : 514-397-2222
Courriel : info@placebonaventure.com

BON DE COMMANDE NETTOYAGE

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ÉLECTRICITÉ

DATE LIMITE TARIF AVANT SALON : 12 octobre  2018

L’électricité n’est pas fournie dans votre kiosque. Si vous désirez obtenir une prise électrique dans votre kiosque, veuillez remplir le formulaire ci-dessous et l’envoyer à :

GES
Tél : 514-367-4848
Courriel : montreal@ges.com

BON DE COMMANDE ÉLECTRICITÉ
PAIEMENT

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TÉLÉPHONE / INTERNET

Veuillez noter : Place Bonaventure ne possède pas de connexion WiFi gratuit.

Si vous désirez obtenir une ligne téléphonique ou Internet dans votre kiosque, veuillez remplir votre demande et l’envoyer directement à :

Les Reseaux Cyr
Tél : 450-471-5792
info-pb@reseauxcyr.com

LIEN DE COMMANDE EN LIGNE

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AUDIOVISUEL

DATE LIMITE TARIF AVANT SALON : 17 octobre 2018

Si vous avez besoin de louer de l’équipement audiovisuel pour votre kiosque, veuillez remplir le formulaire ci-dessous et le faire parvenir à :

Solotech
Jerome Dussault
Fax : 418-683-5650
jdussault@solotech.com

Il peut y avoir des frais supplémentaires pour les commandes reçues après la date limite tarif avant salon.

BON DE COMMANDE AUDIO-VISUEL

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HOTEL

DATE LIMITE : dès que possible

Nous avons obtenu un tarif de groupe aux deux hôtels suivants :

1. Nous avons obtenu un tarif de groupe de 234$ + taxes pour une chambre – occupation simple ou double à l’Hôtel Bonaventure. La disponibilité des chambres à cet hôtel n’est pas garanti et sont disponibles selon la politique du premier arrivé, premier servi. Veuillez réserver tôt car les places sont limitées. La date limite pour profiter de ce tarif de groupe est le 3 octobre 2018.

L’Hôtel Bonaventure est situé au :
900, rue de La Gauchetiere Ouest
Montréal, Québec
H5A 1E4

Pour les réservations, communiquez directement avec l’hôtel au 514-878-2332 ou en ligne.

2. Nous avons obtenu un tarif de groupe de 169$ + taxes pour une chambre – occupation simple ou double à l’Hôtel Le Centre Sheraton Montréal. La date limite pour profiter de ce tarif de groupe est le 2 octobre 2018.

L’Hôtel Le Centre Sheraton Montréal est situé au :
1201, boul René-Lévesque Ouest
Montréal, QC
H3B 2L7

Pour les réservations, communiquez directement avec l’hôtel au 514-878-2000 ou en ligne.

N’oubliez pas de mentionner que vous faites partie de l’Expo Cannabis de Montréal. Le tarif ne peut être changé dès votre arrivée si vous n’avez pas mentionné le salon au moment de la réservation.

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ÉCHANTILLONS DE NOURRITURE

Si vous planifiez faire de l’échantillonnage ou la vente de produits alimentaires dans votre kiosque, veuillez contacter esther@nationalevent.com pour l’approbation.

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ACCRÉDITATIONS D’EXPOSANTS

DATE LIMITE : 12 octobre 2018

Les exposants doivent s’inscrire pour accéder au salon.

Veuillez remplir le formulaire ci-dessous et l’envoyer à badges@nationalevent.com pour commander vos accréditations.

Chaque exposant aura droit à un maximum de 8 accréditations personnalisées.

Les accréditations seront disponibles au bureau du salon, la journée d’aménagement. Les accréditations doivent être portées en tout temps pour avoir accès au salon.

FORMULAIRE

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COUPONS RABAIS

Nous sommes fiers de vous offrir des invitations électroniques rabais personnalisées avec votre logo. Vous pourrez utiliser celles-ci pour sensibiliser votre réseau à votre participation au Salon et ainsi augmenter le trafic à votre kiosque. Il n’y a aucune limite au nombre d’invitations que vous pouvez distribuer.

Veuillez envoyer votre logo haute résolution en format .ai, .eps, ou .pdf à Esther Benoit. esther@nationalevent.com.

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ENSEMBLE D’ACCESSOIRES DE KIOSQUE

DATE LIMITE : 5 octobre 2018

Un forfait d’accessoires pour votre kiosque est présentement disponible. Ce forfait comprend des rideaux noirs, un tapis gris, une table juponnée (6 pi long x 30 po haut), 2 chaises, une corbeille à papier, une enseigne d’identification pour le kiosque et une prise d’électricité standard. Si vous en n’avez pas fait la demande de cet ensemble au moment de votre inscription au salon et que vous désirez l’obtenir, veuillez remplir le formulaire ci-dessous et l’envoyer à votre représentante de ventes.

Aucun substitut n’est disponible pour l’ensemble.

BON DE COMMANDE ENSEMBLE D’ACCESSOIRES

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PUBLICITÉ GUIDE DU SALON & COMMANDITE OU PARTENARIAT

Il existe plusieurs façons d’accroître la visibilité de votre entreprise à nos salons. De l’espace publicitaire est disponible dans notre Guide du salon, celui-ci est distribués à tous les visiteurs.  De plus, les occasions de visibilité pour nos commanditaires comprennent de l’espace publicitaire dans le Guide, de l’affichage sur place et une visibilité en ligne. Veuillez contacter Jean-Philippe Turgeon au 514 951 4346  jpturgeon@nationalevent.com pour plus d’informations.

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Assurances

Assurances pour le kiosque / salon
L’exposant doit posséder ses propres assurances «responsabilité» couvrant un montant minimum de 1 million en dommages. Veuillez nommer National Event Management comme “assuré supplémentaire”.

Assurances transport
La Direction du salon n’est pas responsable des dommages pouvant survenir lors du transport de votre matériel. Il est fortement suggéré de prendre une assurance transport lorsque vous organisez vos livraisons.

Responsabilité
L’exposant est entièrement responsable et s’engage à indemniser la Direction du Salon et à la dégager de toute responsabilité à l’égard de toute perte ou de tout dommage quel qu’il soit survenant à ou subi par une personne ou entreprise. Ceci comprend, sans restreindre la portée générale de ce qui précède, l’exposant, autres exposants, la Direction, le propriétaire de l’immeuble, ses agents et ses employés, et les membres du public au salon, soit (a) sur ledit espace, soit (b) ailleurs. Ni l’établissement ni la Direction du salon ne pourront être tenus responsables des dommages ou des pertes causés aux personnes, aux expositions ou aux décorations, par incendie, accident, vol ou toute autre cause dans les édifices.

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RÈGLES & RÈGLEMENTS

Espace d’exposition et restrictions
Booth display and restrictions

  • Le diagramme no1  montre les rideaux fournis avec votre emplacement.
  • Le diagramme no 2 montre la hauteur maximale pour les bannières et produits dans votre kiosque.
  • Aucun kiosque ne peut dépasser la hauteur maximale de 8 pi.
  • Les panneaux latéraux de 8 pi de hauteur ne doivent pas dépasser une profondeur de 4 pi à partir du fond du kiosque.
  • Le reste de la profondeur de 6 pi à partir de l’avant du kiosque ne doit pas dépasser 4 pi de hauteur.
  • Toute exception à cette règle doit avoir été approuvée au préalable par Dina Latina (dina@nationalevent.com).

    Les cloisons préfabriquées doivent être finies des deux côtés. Si elles ne le sont pas, veuillez demander des rideaux avant le salon.

Affichage
Aucune affiche ni matériel ne peut dépasser la hauteur de 8 pi à l’arrière du stand ni être accroché au plafond ou en travers de l’allée, sans l’autorisation de la direction du Salon. Les affiches doivent être imprimées d’un côté seulement. Votre message de marque doit se trouver face à l’intérieur de votre kiosque seulement.

Recouvrement de sol
Un recouvrement de sol est obligatoire pour tous les exposants.  Vous pouvez amener votre propre recouvrement ou le commander chez notre fournisseur Freeman.

FORMULAIRE DE COMMANDE DE TAPIS

Ruban adhésif (Dommages au sol, mur et tapis

Il est important que vous utilisiez le bon type de ruban adhésif pour l’installation de votre tapis dans votre kiosque. Si vous n’utilisez pas le bon ruban, il y aura des frais qui vous seront facturés pour le nettoyage de celui-ci.

Voici les modèles de ruban adhésif deux-faces acceptés :

  • Écho Tape : DC-W188F
  • Écho Tape : CL-W6048

Si vous apportez votre propre tapis, vous devez respecter les restrictions sur le ruban adhésif ci-dessus. Veuillez informer la Direction du salon avant d’installer votre tapis ou revêtement si vous n’avez pas le bon ruban adhésif.

Vous pouvez acheter le ruban adhésif approuvé en-ligne ici : https://www.echotape.com/fr-ca/

Restrictions relatives à l’installation des kiosques
Il est interdit de peindre, de clouer, de visser ou de percer les planchers, les murs ou toute autre partie de l’immeuble. L’exposant est aussi responsable pour l’huile, la graisse ou tout autre dommage général aux tapis. Les exposants souhaitant poser leur propre recouvrement de sol ne devront pas le fixer directement au plancher de l’immeuble. Nous vous suggérons d’utiliser du papier de construction ou un ruban adhésif approuvé (CL-W6048 ou CL-W6048).

Démonstrations/distributions
Les présentoirs, les démonstrations ou la distribution de matériel publicitaire ne sont pas permis à l’extérieur de votre kiosque. Si vous utilisez de l’équipement audiovisuel, le volume doit être suffisamment faible afin de ne pas nuire aux exposants autour. Il n’est pas permis d’utiliser un microphone sans obtenir l’autorisation au préalable de la direction.

Règlements relatifs aux incendies
Tout exposant souhaitant utiliser un combustible (tel que l’essence, l’huile, l’hélium gazeux ou propane) dans l’espace d’exposition doit contacter la Direction du salon. Tous les expositions et matériels doivent être à l’épreuve du feu pour être conformes aux lois fédérales, provinciales et locales en matière d’incendie.

National Event Management est tenu de respecter les règlements du Code de prévention des incendies de chaque ville. Nous nous réservons donc le droit de refuser tout matériel ou objet qui n’est pas conforme au Code. Si vous avez des questions ou si vous désirez obtenir de plus amples renseignements sur le Code de prévention des incendies, communiquez avec Dina Latina au (905) 477-2677 ou 1 800 891-4859, poste 224 ou dina@nationalevent.com.

RÈGLEMENTS RELATIFS AUX INCENDIES

Animaux sur le site
La politique du site interdit la présence d’animaux sur le site à moins qu’il ne s’agisse de chiens d’assistance pour handicapés qui sont autorisés sans restriction. Une permission doit être obtenue de la Place Bonaventure pour toute exception. Veuillez contacter Dina Latina (dina@nationalevent.com ; 905 477-2677 x 224) pour les formulaires nécessaires.

Ballons gonflés à l’hélium
Les ballons gonflés à l’hélium sont interdits dans la plupart des établissements. Il y a des frais de récupération importants (aux frais de l’exposant) pour les ballons perdus. Veuillez contacter Dina Latina (dina@nationalevent.com) si vous souhaitez utiliser des ballons gonflés à l’hélium dans votre exposition.

Transport mécanique
Les transports mécaniques tels que les voiturettes électriques, les scooters et les bicycles ne sont pas autorisés dans les allées pendant le salon. Les seules exceptions à cette règle s’appliquent aux personnes handicapées qui visitent le salon ou ceux avec l’autorisation de la Direction du salon.

Non-conformité
National Event Management réserve le droit d’effectuer des changements, des modifications et des ajouts aux règles et règlements jugés nécessaires pour le déroulement adéquat et efficace du salon, sans préavis. L’interprétation des règles et des règlements sera assurée par la Direction du salon et le non-respect de ses règlements pourrait résulter en l’expulsion de l’exposant fautif et/ou la fermeture de son kiosque.

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